این عبارت مخفف Enterprise resource planning به معنی سیستم برنامه ریزی منابع سازمان میباشد. این منابع از مواد اولیه، نیروی انسانی، دارایی، سرمایه و هر چیزی که در اختیار سازمان قرار دارد، تشکیل شده است.
از ویژگی های نرم افزار ERP میتوان به پایگاه داده اشتراکی اشاره کرد. این پایگاه داده، مجموعه ای جامع از اطلاعات میباشد که کسب و کارها جهت مدیریت فرآیندهای اساسی، از مدیریت مالی تا حسابداری گرفته تا مدیریت تولید، منابع انسانی، سفارشات و موجودی کالا و برای مدیریت برنامه ریزی تولید، مدیریت زنجیره تامین و مدیریت ارتباط با مشتری به آن نیاز دارند.
ERP به زبان ساده
برای این که بفهمید ERP دقیقا چه کاری برای یک سازمان انجام میدهد، باید با عملکرد دقیق آن آشنا شوید. در هر لحظه در هر سازمانی، اطلاعات زیادی تولید میشود. از اطلاعات بازرگانی و مالی گرفته تا داده های مربوط به تصمیم های مدیریتی که هرکدام از این ها توسط افراد یا تیم هایی تولید میشوند و در بسیاری از مواقع برای انجام عملیات های اجرایی لازم است که این اطلاعات در اختیار بقیه تیم ها قرار بگیرد.
برای درک این موضوع از یک مثال روشن تر استفاده میکنیم: تصور کنید که در یک سازمان، تیم منبع یابی و تامین تصمیم به خریداری یک قطعه برای کار تولید دارد، قطعه ای که میخرند اطلاعاتی مثل اندازه، شماره سریال، نام، قیمت، کد فنی و مقدار زیادی اطلاعات توصیفی دیگر است که نیاز به ثبت شده و در دسترس بقیه واحدها قرار گرفتن دارد، این کار به وسیله ERP به بهترین شکل ممکن برای سازمان ها انجام میشود.
نحوه عملکرد نرم افزار ERP
وابستگی نرم افزار های ERP به یک پایگاه داده متمرکز است، که با جمع آوری اطلاعات کسب و کار آن را در جدول هایی ذخیره میکند. این ذخیره سازی متمرکز داده ها به کاربران نهایی مثل فروش، امور مالی و بقیه قسمت ها، این اجازه را میدهد تا سریعا به اطلاعاتی که برای تجزیه و تحلیل نیاز دارند دست پیدا کنند. پس به جای این که افراد در قسمت های مختلف با نرم افزارهای گوناگون به مدیریت گزارش های خود بپردازند، ERP این کار را با تولید گزارش از یک سیستم واحد و متمرکز امکان پذیر میکند. اطلاعاتی که در یک ماژول ERP مثل CRM،HR و امور مالی بروز میشود، به یک پایگاه داده مرکزی و مشترک فرستاده میشود. بعد اطلاعات مناسب در این پایگاه داده با بقیه ماژول ها اشتراک گذاری میشود.
تاثیر ERP
همانگونه که اشاره شد، ERP در لحظه داده های کسب و کار را در همه سازمان در دسترس قسمت های مختلف قرار میدهد تا سرعت سازگاری کسب و کارها بیشتر شده و سریع تر به تغییرات پاسخ بدهند. داده های کسب و کاری که در نرم افزارهای ERP وجود دارد، باعث میشود تا به صورت آگاه تری در سطح مدیریتی یک کشور تصمیم گیری شود. توجه داشته باشید که صنعت، تجارت و هر فعالیت سازمانی دیگری، در هر موقعیت و اندازه ای که باشند، برای این که به صورت دقیق تصمیم گیری کنند به داده های قابل استناد نیاز دارند. چون که ریسک در همه تصمیمات و اجرای آن وجود دارد و برای این که احتمال خطا و ریسک کاهش پیدا کند، باید از داده ها استفاده کرد و آنها را به روش های علمی و آماری به جای روش های سنتی به کار گرفت. همچنین امکان به اشتراک گذاری داده ها در ERP بین فروشندگان و تیم بازرگانی وجود دارد تا به این ترتیب فرآیند های فروش آسان تر شوند. در خصوص خدمات و فروش، یک سازمان وظیفه تعیین داده های جریان اصلی فروش را دارد. چون که اگر این داده های محصول درست و دقیق باشند. کار تحقیقات بازار به راحتی و نحو احسن انجام شده و نیاز های مشتریان برطرف میشود.
افزایش فروش با ERP
بیشتر اوقات زمانی که برای استفاده از ERP صحبت میکنیم، اکثر افراد این سیستم را با نرم افزارهای حسابداری مقایسه میکنند و در بین افراد استفاده از ERP بیشتر در زمینه مالی شناخته شده است. اما به این نکته توجه داشته باشید که با زیاد شدن تعداد فروشندگان در مقایسه با خریداران کالا و خدمات، همچنین پیچیدگی هایی که در خصوص فروش وجود دارد، طراحی و استقرار سیستمی مطابق با نیاز های اساسی و اولیه برای هر سازمانی برای برطرف کردن نیازهایش ضروری است. به همین دلیل سیستم فروش و سفارشات، امکانات مطلوبی ارائه میدهد تا امکان ثبت کلیه اطلاعات فروش و طبقه بندی آنها، همچنین فراخوانی این اطلاعات برای گزارشات روزانه، ماهیانه و سالانه فراهم باشد.
بیشتر بخوانید خرید از سایت های خارجی
سه مزیت اصلی ERP
اگر راهکارهای ERP را پیاده سازی کنیم، تغییرات و بهینه سازی هایی ایجاد میشود که موقعیت فعلی سازمان را بهبود داده و هدف اصلی ERP تامین نیاز های دراز مدت و راهبردی سازمان و قوی تر کردن آن در حوزه های مختلف کسب و کار است. در ادامه سه مورد از مهمترین مزایای ERP را برسی میکنیم.
کاهش هزینه های سازمان
نرم افزار ERP با روش های مختلفی در هزینه های سازمان صرفه جویی میکند. این سیستم ها با اتوماتیک سازی و ساده سازی بعضی از فرآیندهای پیچیده کسب و کار، باعث صرفه جویی از زمان زیادی که برای انجام کارهای دم دستی و ابتدایی صرف میشود میکند.
همچنین سیستم ERP به حذف فرآیندهای اضافه ای که ارزش افزوده ایجاد نمیکنند کمک میکند. به این ترتیب عملکرد بخش های مختلف کسب و کار منسجم تر شده و پرسنلی آگاه تر با توانمندی بیشتر برای انطباق بهتر با شرایط حال حاضر داریم. این ابزار برنامه ریزی از فرآیند های تکرار پذیر و استاندارد پشتیبانی کرده و میتوانند کیفیت را بهبود بخشیده و زمان اتلاف شده را کاهش بدهند.
وقتی یک نرم افزار واحد را جایگزین چندین نرم افزار میکنیم، شاهد کاهش تعداد ارتباطاتی هستیم که باید با شرکت های سرویس دهنده داشته باشیم. این موضوع هزینه های خرید لایسنس، یکپارچه سازی های لازم، مدیریت کردن برنامه های کاربردی و همچنین نیاز به آموزش افراد برای کار با نرم افزارها و روش های مختلف را کاهش میدهد.
در صورت انتخاب یک سیستم ابری سرویس دهنده که وظیفه مدیریت و تجهیز زیرساخت ها، بهینه سازی و به روزرسانی سیستم را به عهده دارد، به کاهش مسئولیت های پرسنل بخش IT کمک میکند.
خلق فرصت های جدید و افزایش درآمد
سیستم ERP زمینه ای فراهم میکند تا از موجودی کافی برای پاسخ دادن به تقاضای مشتریان اطمینان داشته باشید و تجربه آنها را بهبود دهید. با این کار احتمال تعامل مجدد با هر مشتری افزایش یافته و شاهد رشد فروش خواهیم بود. تیم های مختلف با کمک ERP میتوانند با سرعت بیشتری به درخواست های مشتریان پاسخ بدهند.
دقت در پردازش و زمان تحویل سفارش ها به مشتری بهتر شده و گزینه هایی برای خودکار شدن بیشتر کارها فراهم میشود تا مشتریان بتوانند هر زمانی که میخواستند خرید خود را انجام دهند. پایگاه داده ای مرکزی در سیستم ERP نقش ذخیره کننده همه داده های مالی شرکت را دارد و به مدیران برای شناسایی محصولات و خدمات سود آور کمک کرده و به پیشبینی تقاضای مشتریان و بهبود جریان نقدینگی کمک میکند.
نیاز به ERP برای تجارت الکترونیک B2B
سیستم ERP تاثیرگذاری زیادی دارد. در ادامه به مواردی میپردازیم که مسئله نیاز ERP برای تجارت B2B را روشن کرده و راهکار جامع برنامه ریزی منابع سازمانی برسی میشود.
صرفه جویی در هزینه
نرم افزار ERP محدوده قیمت نسبتا بالایی دارد که بیشتر برای شغل های بزرگ و متوسط B2B مناسب است. یک کسب و کار با اندازه متوسط با نصب معمولی ERP میتواند از ۱۵۰ هزار تا حدود ۷۵۰ هزار دلار متغییر باشد. با وجود این گرانی اگر هزینه کل نرم افزار را برای کل شرکت حساب کنید، هزینه ERP معقول نخواهد بود. به علاوه ERP با متمرکز کردن نیازهای چندین بخش در یک سیستم متمرکز یکپارچه، گردش کار را بهتر و نرخ بازگشت سرمایه را بهبود میبخشد.
زمان کمتر
فروش به خرده فروش ها فرآیند طولانی دارد و این مراحل خرید زیاد، هزینه های غیر ضروری به وجود می آورد. با داشتن یک سیستم ERP متمرکز سیکل های فروش بهینه شده و فقط هزینه های نگهداری سه ماهه میماند. به علاوه معاملات عمده فروش به ارجاع و استعلام از چندین قسمت مجزا نیاز دارد. سیستم ERP محیط مناسبی برای کارمندان با متمرکز کردن با متمرکز کردن داده ها در یک مکان ایجاد میکند.
ارائه داده های تحلیلی
در B2B و B2C، همیشه برای بهینه سازی عملکرد فروش، تجزیه و تحلیل داده های کسب و کار ضروری است. در سیستم های ERP به صورت خودکار داده ها ترکیب و تجزیه و تحلیل آنها صورت میگیرد تا گزارش های دقیق تری بدست بیاید. محاسبه بعضی از معیارها روزها طول میکشد، اینها به صورت خودکار توسط سیستم انجام میشود و به عنوان گزارش در دسترس قرار میگیرد.
کاهش خطاها
در صورت اشتباه در محاسبه سفارش ها، مشتریان جدی B2B را ممکن است از دست بدهید. در سیستم ERP محاسبات به صورت خودکار انجام شده و احتمال خطاهایی که در صورت انجام دستی این کار اتفاق می افتد به حداقل میرسد.
افزایش اثر بخشی کسب و کارها با ERP
از دیگر مزایای این سیستم میتوان به بهبود اثر بخشی کسب و کار از طریق تسهیل و تسریع همکاری قسمت های مختلف، ایجاد یک سیستم خودکار بر مبنای آن، بهترین روش های انجام هرکاری را مشخص کرده و داده ها را در لحظه بر اساس عملکرد شرکت فراهم میکند. این کارها سرعت خیلی بیشتری از جمع آوری دستی داده ها از قسمت های مختلف شرکت دارد.
مطالعه بیشتر حمل و نقل هوایی از چین
حرف آخر
با در نظر گرفتن همه نکاتی که گفته شد، ERP ابزاری است که اگر به صورت بهینه استفاده شود، میتواند کسب و کارها و سازمان ها را در جهت پیشرفت اهدافشان کمک کند. البته این سیستم دارای مزایا و معایبی هم هست که با استفاده هوشمندانه از آن میتوان به نهایت کاربری برای بهبود اکثر کارها در سازمان رسید. همیشه توجه داشته باشید که یک سازمان مدرن باید یکپارچه باشد و استفاده از سیستم ERP یکی از راه های رسیدن به یکپارچگی است. در این مطلب با توضیحاتی جامع و کوتاه سعی شد آشنایی شما با این سیستم بیشتر شود.
