تجارت چه در بحث واردات و چه صادرات کالا نیاز مبرم به ارتباطات خارجی با افراد مختلف از سایر کشورها دارد. هر کشوری زبان، فرهنگ، قوانین و آداب خاص خود را داشته که رعایت کردن آن از سوی بازرگانان الزامی است و چه بسا در روند تجارت بسیار مؤثر خواهد بود. از طرفی هر فعالیت تجارت و بازرگانی بین الملل نیازمند ایجاد و حفظ یک ارتباط بلندمدت و سازنده است که بدون وجود یک زبان مشترک بین المللی و دانش کافی ممکن نخواهد بود، بنابراین آشنایی با اصول مکاتبات تجاری از اهمیت بسیار بالایی برخوردار است و تسلط کامل بر ساختار انواع مکاتبات بازرگانی و بازرگانی بین المللی، انجام مکاتبات بازرگانی برای فعالان این حوزه، به امری ساده و آسان مبدیل خواهد شد.
باید توجه داشت که نامه‌ها و قراردادهای تجاری، دو نمونه‌ی بسیار پرکاربرد از مکاتبات بازرگانی در تعامل با طرف‌های خارجی محسوب می‌شوند که در امر تجارت بسیار مؤثرند. استفاده از اصول قواعد مکاتبات بازرگانی خارجی و مکاتبات بازرگانی بین الملل به مدیران و کارشناسان بازرگانی، مدیران و کارشناسان خرید و فروش خارجی، وکلا و دانشجویان رشته‌های مدیریت بازرگانی و زبان انگلیسی توصیه می‌شود.
مکاتبات تجاری بین المللی
از آنجا که افراد دسترسی آسانی به تجار خارجی ندارد، بنابراین بیشتر مکالمات، صحبت‌ها و قراردادهای آنها به صورت مکتوب یا از را دور خواهد بود. مکاتبات بازرگانی شامل نامه‌ها، قراردادها، مکالمات، گفتگوها، نشست‌ها و بسیاری دیگر از موارد است که یک بازرگان جهت صادرات یا واردات کالا باید انجام دهد. بنابراین از یک مکالمه‌ی ساده با یک بازرگان خارجی در شبکه‌های اجتماعی گرفته تا ایمیل زدن و عقد قرارداد حقوقی، همگی در زمره‌ی مکاتبات تجاری قرار گرفته که نیازمند رعایت اصول و قواعد خاصی می‌باشند.
در تجارت خارجی، اعتماد متقابل طرفین حرف اول را می‌زند که مکاتبات بازرگانی اصلی‌ترین راه برای خلق اعتماد در طرف مقابل یا سلب اعتماد وی است. از آنجا که دو طرف از فرهنگ‌ها و ملل مختلف هستند و دارای آداب و رسوم و اعتقادات و فرهنگ‌های متفاوتی می‌باشند، بنابراین برای جلب طرف مقابل باید با رعایت اصولی اعتمادشان جلب شود، از این رو بحث در مورد مکاتبات تجاری و آکاهی داشتن از آن لازم و ضروری است.
انواع مکاتبات تجارت بین‌الملل
بازرگانان بنا به موضوعات و مشکلاتی که پیش رو دارند، می‌توانند با طرف‌های خارجی مکاتبه کنند و در کلیه‌ی مکاتبات تجاری اعم از آنلاین و حضوری باید از راه و روش خاص خود پیروی کنند. در غیر این صورت امکان به وجود آمدن مشکلات و دعاوی حقوقی پیش خواهد آمد. هر کدام از انواع مکاتبات تجارت بین‌الملل، علی‌رغم شباهت‌هایی که دارند، حاوی نکاتی هستند که آن را از دیگر مکاتبات جدا می‌کند که باید به نکات افتراق بین آنها توجه لازم را مبذول داشت. انواع مکاتبات تجارت خارجی شامل نامه‌های تجاری، ایمیل تجاری، قراردادهای تجاری و مکاتبات در شبکه‌های اجتماعی است که در این بین نامه‌های تجاری و قراردادهای تجاری از مهم‌ترین نوع مکاتبات بازرگانی خارجی به شمار می‌رود که هنگام نوشتن آنها باید نهایت دقت را به خرج داد.
نامه‌های تجاری
نامه‌های تجاری را می‌توان اصلی‌ترین و البته مهم‌ترین جزء مکاتبات تجاری دانست که هر بازرگانی در طول حیات کاری خود حتما به نوشتن آنها نیاز پیدا می‌کند. موضوع نامه‌های تجاری می‌تواند بسیار متفاوت باشد. اما معمولا چند موضوع مختلف مانند معرفی شرکت یا محصول، دریافت کاتالوگ محصول، دریافت نمایندگی شرکت خارجی، دریافت یا ارسال قیمت کالا و موضوعاتی از این قبیل در میان آنها بیشتر دیده می‌شود. یادگیری مکاتبات تجاری یکی از اصلی‌ترین الزامات ورود به عرصه‌ی صادرات و فعالیت تجاری است و از آنجا که یک نامه‌ی تجاری سند مکتوب محسوب می‌شود، بنابراین باید در نوشتن آنها، نهایت دقت را به خرج داد تا مشکلی در امر تجارت پیش نیاید.
- تسلط به زبان طرف مقابل و نگارش نامه به آن زبان الزامی است.
- بر روی نوشتن کلمات و عباراتی که بار حقوقی دارند، دقت کافی شود.
- لحن نامه به گونه‌ای باشد که در طرف مقابل برداشت مثبتی ایجاد کند.
- نامه‌ی خارجی حتما باید در سربرگ شرکت تنظیم گردد.
- عنوانی مناسب و جذاب برای نامه انتخاب شود.
- از اصطلاحات بازرگانی خارجی درست و به موقع استفاده شود.
- فرهنگ، زبان، دین و هویت فرد و کشور موردنظر مورد احترام قرار گیرد.
- از بیان کلمات پیچیده، چند پهلو و مبهم خودداری شود.
- نامه به لحن رسمی نوشته شده و از الفاظ نامحترمانه خودداری شود.
- حاوی اطلاعات تماس شماره تلفن، آدرس، ایمیل و موارد دیگر باشد.
- محتوای نامه‌ی بازرگانی باید مفید، خلاصه و از کلی‌گویی پرهیز شود.
- شخص حقیقی یا حقوقی مورد خطاب نامه کاملا مشخص باشد.
- مستندات لازم حتما به همراه نامه پیوست شود.
- در نامه معرفی محصولات و مشخصات دقیق کالا ذکر شود.
البته در نوشتن نامه‌های تجاری و مکاتبات تجاری بین المللی ، ممکن است نکات مختلف دیگری نیز وجود داشته که رعایت آنها الزامی است و این نکات به موضوع نامه یا مساله‌ی مورد نظر بین دو طرف تجاری بستگی خواهد داشت.
ایمیل تجاری
ایمیل یکی از بهترین راه‌ها و البته سریع‌ترین آنها برای ایجاد ارتباطات تجاری با طرف‌های خارجی است. از این راه می‌توان به راحتی به تمامی طرف‌های خارجی دسترسی پیدا کرد. هر چند در ایران کمتر از ایمیل برای ارتباط گرفتن استفاده می‌شود، اما این وسیله یکی از اصلی‌ترین راه‌های ارتباطی در اکثر کشورهای جهان است. شاید ابتدا این گونه به نظر برسد که ایمیل زدن کار بسیار ساده‌ای است، اما واقعیت این است که این کار معمولا پیچیده‌تر از نوشتن نامه‌ی تجاری است. مهم‌ترین نکات در هنگام ارسال ایمیل به شرکت‌ها و طرف‌های خارجی به شرح زیر است.
- حتما از ایمیل رسمی شرکت و شخصی حقوقی استفاده شود.
- ایمیل باید به صورت خلاصه باشد و اصلا نباید طولانی باشد.
- در ایمیل حتما باید معرفی صورت گیرد و سپس سمت و نام فرد مشخص باشد.
- از ارسال ایمیل‌های تکراری، بی‌هدف و کلی خودداری شود.
- انتهای ایمیل امضای دیجیتالی داشته باشد.
- توضیحات بیشتر در فایل‌های پیوست ارسال شود.
- در بخش موضوع ایمیل، عنوانی جذاب و مرتبط انتخاب شود.
- در انتخاب واژگان، اصطلاحات و لغات تجاری دقت کافی به عمل آید.
قراردادهای تجاری
بازرگانان نیاز دارند که در طول حیات کاری خود بارها نسبت به عقد قراردادهای تجاری و بازرگانی با طرف‌های و شرکت‌های خارجی اقدام کند. قراردادهای تجاری می‌تواند در خصوص موضوعات مختلفی از قبیل همکاری در ساخت محصول، خرید و فروش کالا و مواردی از این قبیل باشد و از آنجا که قرارداد تجاری یک سند حقوقی محسوب می‌شوند، بنابراین در تدوین و عقد آن باید نهایت دقت را به خرج داد، پرا که قرارداد مهم‌ترین سندی است که طرفین در صورت هر گونه مشکل، می‌توانند به آن رجوع کنند و در مراجع قضایی مختلف به آن استناد ورزند. برخی نهادها از قبیل اتاق بازرگانی بین‌المللی یا اتاق‌های مشترک بازرگانی بین کشورها، مسئول حل اختلافات و دعاوی تجاری بین طرف‌های تجاری هستند.
- نام و مشخصات دقیق طرفین قرارداد کاملا ذکر شود.
- کالا، محصول یا خدمت مورد تبادل با ذکر جزئیات مشخص شود.
- مشخص شدن فرد، نهاد یا دادگاهی که باید به اختلافات رسیدگی کند.
- شرایط بعد از فسخ قرارداد از جانب یکی از طرفین روشن شده باشد.
- مبلغ قرارداد، چگونگی پرداخت اقساط و نکات مالی با جزئیات بیان شود.
- تاریخ دقیق شروع و خاتمه قرارداد بیان گردد.
- مشخص شدن مسئولیت‌ها یا تعهداتی که هر کدام از طرفین باید اجرا کنند.
- در صورت وجود، مکان و محل اجرای قرارداد مشخص شود.
- سپرده، مبلغ یا سندی که نشان دهنده‌ی حسن انجام کار باشد، روشن گردد.
- در صورت وجود، نکات مربوط به حمل‌ونقل کالا، بارنامه و بیمه کالا مشخص شود.
مکاتبات تجاری بین المللی در شبکه‌های اجتماعی
شبکه‌های اجتماعی در سال‌های اخیر رشد بسیار زیادی را تجربه کرده و به عرصه‌ی تجارت بین‌الملل نیز راه پیدا کرده است. دسترسی آسان و ایجاد ارتباط با افراد مختلف از طریق شبکه‌های اجتماعی، باعث شده تا رسانه‌های اجتماعی به ابزار بسیار مناسبی جهت بازاریابی بین‌الملل کالا، شناخت مشتری، ایجاد ارتباط و… تبدیل شوند.
شبکه‌های اجتماعی انواع مختلفی داشته و هر کدام از آنها دارای کارکردها و تفاوت‌های خاص خود هستند. فیس‌بوک، اینستاگرام، وی‌چت، واتس‌آپ، تلگرام و لینکدین از جمله شبکه‌هایی هستند که می‌توان از آنها برای بازرگانی خارجی به خوبی استفاده کرد. البته علی‌رغم استفاده و مزایایی که شبکه‌های اجتماعی برای تجارت خارجی دارند، اما لازم است که به برخی نکات در خصوص آنها دقت شود، تا مشکلاتی پیش نیاید.
- تعامل با بازرگانان از طریق شبکه اجتماعی پرطرفدار آن کشور صورت گیرد.
- کلاهبرداری در فضای مجازی را نباید از نظرها دور نگه داشت و باید محتاتانه عمل کرد.
- شبکه‌های اجتماعی محلی برای عقد قرارداد یا پیمان‌های حقوقی نیست.
- هر شبکه اجتماعی برای یک فعالیت خاص مناسب است.
رعایت اصولی در مکاتبات تجاری بین المللی
- تسلط به زبان کشور مقصد برای مکاتبات تجاری بین‌المللی
- شرکت در دوره‌ها و سیمنارهای آموزشی مکاتبات تجاری
- یادگیری قوانین بین‌المللی تجارت و بازرگانی
- یادگیری و تاثیرگذاری زبان بدن در مذاکرات
- کمک گرفتن از شرکت‌ها، اشخاص حقیقی و حقوقی و مشاوران در خصوص مکاتبات تجاری بین‌المللی
- استفاده از مترجم در صورت عدم تسلط به زبان کشور هدف
- تسلط کافی به واژگان و اصطلاحات بازرگانی خارجی
- آشنایی کامل با قوانین و مقررات کشور مورد نظر
- همراه داشتن یک وکیل حقوقی یا مشاور بازرگانی
- شناسایی ویژگی‌های فرهنگی، اجتماعی و مذهبی طرف مقابل
